Enquêtes
Enquêtes
Une enquête est un examen légitime et formel visant à établir et à documenter les faits, à la suite d’allégations ou de soupçons de comportements déviants.
Les enquêtes improvisées exposent les organisations à des risques supplémentaires de non-conformité et d’atteinte à la réputation.
C’est pourquoi les politiques, les processus et les approches en matière d’enquêtes internes doivent être définis avant que des allégations ou des soupçons ne soient soulevés. Le processus d’enquête interne doit être parfaitement intégré au processus de dénonciation.
GOUVERNANCE
Nous renforçons la capacité de nos clients à gérer de manière appropriée les allégations ou les soupçons de comportements déviants.
OPÉRATIONS
Nous menons des enquêtes internes en cas de soupçon ou d’allégation de mauvaise conduite, notamment de fraude, de corruption, de délit d’initié, de discrimination et de harcèlement.
nos services
- Nous concevons et mettons en œuvre un programme d’alerte interne (« speak up ») soutenu par des outils et des plateformes appropriés.
- Nous aidons à définir la méthodologie d'évaluation des allégations et des soupçons : sur quoi enquêter ? sur quoi ne pas enquêter ? qui enquête sur quoi ?
- Nous rédigeons des politiques définissant des approches pour la collecte de preuves par le biais d'entretiens ou d'examens de documents électroniques.
- Nous assurons l'alignement des cadres internes sur les attentes des organes de gouvernance (conseil d'administration, direction, auditeurs, etc.).
nos services
- Nous élaborons des plans d'enquête adaptés aux spécificités du comportement allégué/suspecté.
- Nous interrogeons les lanceurs d’alerte, les témoins et les personnes visées.
- Nous examinons les transactions enregistrées dans les systèmes d’information.
- Nous examinons la correspondance (courriels) et les documents des personnes soupçonnées.
GOUVERNANCE
Nous renforçons la capacité de nos clients à gérer de manière appropriée les allégations ou les soupçons de comportements déviants.
nos services
- Nous concevons et mettons en œuvre un programme d’alerte interne (« speak up ») soutenu par des outils et des plateformes appropriés.
- Nous aidons à définir la méthodologie d'évaluation des allégations et des soupçons : sur quoi enquêter ? sur quoi ne pas enquêter ? qui enquête sur quoi ?
- Nous rédigeons des politiques définissant des approches pour la collecte de preuves par le biais d'entretiens ou d'examens de documents électroniques.
- Nous assurons l'alignement des cadres internes sur les attentes des organes de gouvernance (conseil d'administration, direction, auditeurs, etc.).
OPÉRATIONS
Nous menons des enquêtes internes en cas de soupçon ou d’allégation de mauvaise conduite, notamment de fraude, de corruption, de délit d’initié, de discrimination et de harcèlement.
nos services
- Nous élaborons des plans d'enquête adaptés aux spécificités du comportement allégué/suspecté.
- Nous interrogeons les lanceurs d’alerte, les témoins et les personnes visées.
- Nous examinons les transactions enregistrées dans les systèmes d’information.
- Nous examinons la correspondance (courriels) et les documents des personnes soupçonnées.
Challenge
Une grande entreprise multinationale (plus de 10 milliards de dollars de chiffre d’affaires, plus de 45 000 employés dans plus de 30 pays) ne disposait pas d’un processus d’enquête interne unifié. Les décisions relatives aux enquêtes internes étaient prises au cas par cas et menées en silos par différentes fonctions (RH, sécurité, audit interne, conformité, etc.).
Demande
Le directeur de l’Audit Interne (notre client) nous a demandé de rédiger une nouvelle politique d’enquête interne, applicable à toutes les entités et à tous les départements au niveau mondial, alignée sur le code de conduite et le dispositif d’alerte professionnel de l’entreprise.
Solution
Sur la base des informations recueillies lors de l’examen des documents et des entretiens avec les principales parties prenantes, nous avons élaboré un nouveau processus d’enquête interne fondé sur des principes, clarifiant l’approche à suivre et attribuant les responsabilités en matière d’enquête aux fonctions compétentes et indépendantes. La politique ainsi définie couvrait l’ensemble du processus, de l’évaluation des alertes au rapport au conseil d’administration.
Résultat
La nouvelle politique d’investigation a été approuvée par le comité exécutif et le conseil d’administration de la société. Elle a donné un mandat clair au service d’audit interne et a permis au conseil d’administration d’avoir une visibilité sur la gestion des enquêtes.
Challenge
Une ONG internationale a découvert un conflit d’intérêts non divulgué impliquant l’un de ses cadres supérieurs. Elle devait procéder à une évaluation préliminaire afin de déterminer si ce conflit était un incident isolé ou si de multiples situations identiques existaient.
Demande
La directrice juridique (notre client) nous a demandé de l’aider à documenter la violation du code de conduite et à découvrir d’autres manquements potentiels à la probité par son dirigeant.
Solution
Nous avons conçu et mis en place un programme d’enquête comprenant l’examen des notes de frais, des autorisations d’achat, des contrats signés ainsi que des communications par courrier électronique, sur la base de recherches par mots clés et de références croisées. Toutes les données et tous les documents examinés ont été conservés sur le réseau de l’organisation.
Résultat
Nous avons publié un rapport d’enquête établissant clairement que les politiques internes en matière de conflits d’intérêts et de cadeaux avaient été violées par le dirigeant. L’ONG a pu utiliser ce rapport pour justifier les mesures disciplinaires prises à l’encontre du dirigeant. Nous avons fait des recommandations à l’ONG sur l’amélioration de son cadre procédural en matière de conflits d’intérêts et de cadeaux.
Challenge
Dans une organisation internationale, le département des ressources humaines a reçu des plaintes de plusieurs employées contre un cadre dirigeant. Celui-ci envoyait de manière persistante des invitations à dîner et boire des verres en dehors des heures de bureau, dans des lieux publics et à son domicile. Les employées craignaient que refuser les invitations du cadre n’ait des conséquences négatives sur leur carrière ou leur qualité de vie au travail.
Demande
Le directeur des ressources humaines (le Client) nous a demandé d’établir les faits dans cette affaire afin d’identifier un éventuel manquement aux règles internes de lutte contre le harcèlement.
Solution
Sur une période de quelques jours, nous avons mené une série d’entretiens avec les plaignantes, plusieurs témoins et le cadre lui-même. Nous avons examiné des éléments de preuves sous forme d’e-mails, de calendriers électroniques, de messages instantanés et de SMS.
Résultat
Moins de deux semaines après le début de l’enquête, nous avons transmis notre rapport au Client, présentant chaque interaction individuelle de manière factuelle, permettant une distinction claire entre les perceptions individuelles et les comportements objectifs. Le contenu du rapport a permis au Client de prendre des décisions appropriées en termes de mesures disciplinaires, de soutien à la santé mentale des employés, ainsi que de mises à jour des programmes de formation et de sensibilisation à la lutte contre le harcèlement.
